Könyvelőváltás

Könyvelőváltás okai

A könyvelőváltás legfontosabb okai az alábbiak lehetnek:

·         Tulajdonosi struktúra vagy az ügyvezetés változása
·         A cég működési helyének (székhely, telephely) megváltozása, a tulajdonos, ügyvezető máshova költözése
·         A cég működésének növekedése, csökkenése, esetleg megszűnése
·         Minőségi kifogások a könyvelői munkával szemben
·         Költségcsökkentés

Tulajdonosi struktúra vagy az ügyvezetés változása

A tulajdonosi struktúra és/vagy az ügyvezetés megváltozása általában egyfajta „bizalomvesztéssel” járó esemény. Ennek eredménye előbb vagy utóbb – függetlenül a könyvelés minőségétől – új könyvelő keresése.

Az ilyen döntések mögött elsősorban nem minőségi kifogások, hanem az emberi természet húzódik meg: egész egyszerűen az új tulaj vagy ügyvezető jobban bízik a saját választásában.

A cég működési helyének (székhely, telephely) megváltozása, a tulajdonos, ügyvezető máshova költözése

A cég elköltözése, szimplán praktikussági okokból, azt eredményezheti, hogy új, helyileg közelebb lévő könyvelőt keresnek. Pénzügyekben a kialakult bizalom, lojalitás nagyon fontos, ezért általában az ilyen döntést alaposan meg kell fontolni.

A cég működésének növekedése, csökkenése, esetleg megszűnése

Előfordulhat, hogy a cég olyan jelentős növekedésnek indul, hogy a tevékenysége egyszerűen „kinövi” a könyvelőt.

Különösen igaz ez az ún. projektcégekre, amelyek egy-egy beruházás érdekében akár évekig is működhetnek jelentős gazdasági tevékenység és alkalmazotti létszám nélkül. Miután a projekt elkészül, a cég elindul, és a gazdasági folyamatok robbanásszerűen megnőnek, amit az aktuális könyvelés már nem bír el.

Minőségi kifogások a könyvelői munkával szemben

Sajnos az egyik leggyakoribb ok a könyvelő leváltására a minőségi kifogás. Már évek óta tendencia a piacon a devalvalódás, vagyis a szakma sajnálatos elértéktelenítse.

Egyre olcsóbban, egyre többen, szinte önköltség alatt vállalnak munkát. Ennek eredménye a futószalagos tömegkönyvelés, az Ügyfél háttérbe szorulás, a konzultáció teljes hiánya, a túlvállalás.

Szomorú folyamat ez, mivel háttérbe szorítja a minőségi könyvelést és hamis képet fest a szakmáról az Ügyfelek számára.

A könyvelés igen jelentős szakmai felkészültséget igénylő, felelősségteljes, komplex munka. Hogy megéri-e ezért többet fizetni? A bírságok és egyéb hátrányos jogkövetkezmények (eltiltás, mögöttes felelősség) mindenki döntse el maga.

Az viszont tény, hogy a hibás minőségű könyvelés kijavítása sokkal drágább megoldás, mint a folyamatos, megfelelő színvonalú munka.

Mik lehetnek a tünetei a rossz minőségű könyvelési munkának?

·         A könyvelést végző személy kompetenciájának hiánya
·         Felszólítások, mulasztások, bírságok
·         A rendszeres konzultáció hiánya, a könyvelő rendszeresen elérhetetlen
·         A könyvelési anyagok hiányossága
·         Csupán a legszükségesebb feladatok elvégzése, „tömegmunka”, „túlvállalás” érzet, minden az utolsó időre marad

Költségcsökkentés

A könyvelőváltás utolsó, de igen jellemző okaként említhető meg a költség csökkentése, vagyis olcsóbb megoldás megkeresése hasonló könyvelés színvonal mellett.

Az alacsonyabb könyvelési díj nem minden esetben megy a minőség rovására, ám általában elmondható, hogy az igen alacsony, önköltséget is alig elérő díjak gyanúsak lehetnek.

A könyvelőváltás lebonyolítása

A könyvelőváltásnak alapvetően az alábbi főbb lépései vannak:

·         Új lehetősége keresése, ajánlatkérés
·         A döntés meghozatala
·         A szerződés felmondása, megszüntetése közös megegyezéssel, szerződés az új könyvelővel
·         A könyvelési anyagok átvétele, átadása
A könyvelési anyagok átvételénél – laikuskén - az alábbiakról győződjünk meg:
·         Vevő, szállító, bank, pénztár bizonylatok megléte minden üzleti évben, rendezett formában lefűzve
·         Beszámolók, adóbevallások megléte
·         Aktuális adótartozás összegének ellenőrzése NAV-val és helyi önkormányzatokkal szemben is
·         Főkönyvi kivonat, főkönyvi leltár megléte
·         Átadás-átvételi jegyzőkönyv felvétele, amely részletesen (nem nagyvonalakban!) tartalmazza az átvett iratok meglétét

A főkönyvi leltár egy nagyon fontos, de szinte minden esetben hiányzó dokumentum. Ez nem más, mint a mérlegszámlák egyenlegének részletezése jellegüknek megfelelően.

A NAV tartozás pl. igazolható egy online folyószámlával, a vevőkövetelések a vevő analitikával, a bank az utolsó banki kivonat egyeztetésével stb.

Az „izgalmasabb” főkönyvi számlák ebben az esetben az egyéb követelések, kötelezettségek értéke.

Mire figyeljünk a főkönyvi kivonatnál, főkönyvi leltárnál?

·         A pénztár ne legyen túl magas

·         A banki egyenlegek egyezzenek

·         A vevő, szállító analitika egyezzen a főkönyvvel

·         A tárgyi eszközök, immateriális javak nyilvántartása egyezzen a főkönyvvel

·         Ne legyen a könyvekben jelentős összegű tagi hitel. Sajnos a könyvelők gyakran ezt automatikusan, az Ügyfél megkérdezése nélkül lekönyvelik

·         Az egyéb követelések, kötelezettségek, előlegek ne legyenek túl magasak, illetve egyenlegük legyen alátámasztható

·         Ne legyenek függő, hibás, rendezendő tételek, illetve egyenlegük alátámasztott legyen

·         Ne legyen negatív a saját tőke, illetve ne legyen a saját tőke a kötelező minimális jegyzett tőke értéke alatt

A könyvelőváltás ideális időpontja

A könyvelőváltás nem kockázatmentes, ezért nincs igazán megfelelő időpontja, de általánosságban elmondható, hogy a váltásra a legmegfelelőbb helyzet egy adott üzleti év lezárását követő rövid időszak. Ekkor minden nyilvántartás megvan, a leltárak ellenőrizhetők, a felelősség az új könyvelés és a régi könyvelés között egyértelműen meghatározható.

Az év közbeni könyvelőváltás általában nem ajánlható, mivel itt felmerülhet a tárgyév újrakönyvelésének szükségessége.

A fentiek elsősorban egy „tervezett” könyvelőváltásra vonatkoznak, kényszerhelyzetben, vagy rossz minőségű szolgáltatás esetén a váltást nem szabad halogatni, függetlenül annak költségétől. Ezek a költségek messze alacsonyabbak, mint a bírságok vagy az egyéb hátrányos jogkövetkezmények hatásai.

Látogassa meg weboldalunkat is: www.whisperingtree.hu