RLB használat felsőfokon - 1. rész

Egyedi reporting (jelentés) megoldások olcsón, egyszerűen

Az RLB Kettős Könyvviteli rendszer egy igen népszerű könyvelőprogram, amely egyszerűségéről, könnyen kezelhetőségéről, rugalmasságáról híres. Felmerül azonban a kérdés, hogy nagyobb cégek információigényeit, komolyabb könyvelési feladatokat (pl. vezetői számviteli megoldások, külföldi számlaszámoknak való megfeleltetés) el tud-e látni.

Erre a kérdésre a választ ne magában az RLB program felhasználói felületében keressük, hanem a program által biztosított adatbázis összetettségében.

Ha kicsit mélyebbre ásunk, akkor felfedezhetjük, hogy a program még annál is rugalmasabb, mint amilyennek először látszott, ehhez csupán néhány – nem mellesleg olcsó és egyszerű – trükkre van szükségünk.

Az alábbiakban egy egyszerű reportot fogunk összeállítani a következő lépéseken keresztül:

• Az RLB adatbázishoz való lekérdezésszintű hozzáférés beállítása
• A lekérdezés elkészítése
• A report megjelenítése Excelben

(A cikk feltételezi, hogy rendelkezünk MS Office programcsomaggal)

Az RLB adatbázisához való lekérdezésszintű hozzáférés és beállítása

Az RLB Visual FoxPro adatbázisban íródott. Ehhez lekérdezés szinten hozzá tudunk férni az ODBC (Open Database Connectivity) segítségével. Nagyon fontos, hogy ez lekérdezés, tehát semmi esetben sem járhat az adatok módosításával!

§         Nyissuk meg az odbcad32 nevű programot (Start menü ® Futtatás ® „odbcad32”), az alábbit kell, hogy kapjuk:

§         A Hozzáadás menü segítségével adjuk hozzá a kívánt cég kívánt évét (az RLB minden cég minden üzleti évének külön adatbázist nyit). A hozzáadás módjánál a Free Table Directory opciót válasszuk
 

A fájlok a WINKONYV\KETTOS\Cég neve + év könyvtárban találhatók, példánkban a „gyárilag” járó minta 2011 adatbázist fogjuk használni az alábbiak szerint:

A lekérdezés elkészítése

Keressük meg az MSQRY32 programot a Microsoft Office könyvtárunkban, és indítsuk el.

Készítsünk egy új lekérdezést, ehhez válasszuk a most elkészített adatbázis-kapcsolatunkat. Ekkor megjelenik az adatbázis fizikai szerkezete:

Egy egyszerű főkönyvi kimutatás fogunk készíteni. Ehhez a „contir” és „foktorzs” táblákra lesz szükségünk. Ezekből válasszuk ki az alábbi mezőket:

A program nem fogja tudni összekapcsolni a táblákat, ezt nekünk kell megtennünk oly módon, hogy a megjelenő két táblából a foktorzs tábla fokszam mezőjét ráhúzzuk a contir tábla fsz mezőjére. Ezzel a két táblát egy-a-több relációba kapcsoltuk.

Ha jól dolgoztunk, akkor a valami hasonlót kell, hogy kapjunk:

Mentsük el a lekérdezésünket (ezt ezek után már nem kell újra szerkesztenünk)

A report megjelenítése Excelben

Nyissuk meg az Excel-t, és válasszuk a külső adatok átvételének lehetőségét. Nyissuk meg az elmentett lekérdezésünket. Az adatok szinte azonnal megjelennek az Excel táblában. Ezek az adatok dinamikusak, tehát frissíthetők. Ez azt jelenti, hogy az adatbázis változásával (könyveléssel) együtt azonnal megjelennek a változások.

Három opciónk van a továbbiakat tekintve:

§         A nyers adatokat úgy használjuk, ahogy vannak

§         A nyers adatokból PIVOT-ot (jelentést) készítünk

§         A nyers adatokat „kihagyva” egyből PVIOT-ot készítünk

Az ebből adódó elemzési, hibakeresési, kimutatási lehetőségek azt gondolom, önmagukért beszélnek. Cikkünk folytatásában pár ilyen megoldást fogunk bemutatni.

Látogassa meg weboldalunkat is:

Alapítástól az megszűnésig | Whispering Tree