A leggyakoribb eset, hogy ezek a cégcsoportok nemzetközi
tőzsdén is jegyzettek, ami alapvetően kétféle könyvelési szemléletet vet fel:
- IFRS
- USGAAP
A megfelelő könyvelési megoldás kialakítására az alábbiakat
érdemes figyelembe venni:
- Az Ügyfél igényei
- A könyvelőszoftver által nyújtott lehetőségek
Az Ügyfél igényei
Az Ügyfél igényei minden esetben meghatározóak a könyvelési
rendszer kialakításánál. A legtöbb esetben már kész főkönyvvel vagy
beszámoló/report sémával érkeznek, amelyhez hozzá kell igazítani a magyar
könyvelés által előállított információkat.
A könyvelő szoftver által nyújtott lehetőségek
Ezek igen szerteágazóak lehetnek. Vannak programok, amelyek
támogatják a másodlagos főkönyvi számok megadását, vannak, amelyekben egyszerre
több könyvet is lehet vezetni párhuzamosan, azonban az egyszerűbb, általánosan
elterjedt programok erre – érthető okokból – nem alkalmasak.
Szükségessé válhat azonban egy hatékony és olcsó megoldás az
ilyen helyzetek kezelésére is. Rövid írásunk ebben próbál támpontot, segítséget
nyújtani.
A könyvelőszoftver által nyújtott lehetőségektől függetlenül
az alábbi lépéseket kell elvégeznünk:
- Döntés az elsődleges és másodlagos könyvekről
- Adatkocka létrehozása, tranzakciók rögzítésének kialakítása
- Megfeleltetés a külföldi főkönyvi/reporting sturktúrának, vagyis a „mapping”
Döntés az elsődleges és másodlagos könyvekről
Ezt a lépést minden esetben meg kell tennünk. Mit jelent az
elsődleges, illetve másodlagos könyv?
- Elsődleges könyvelési könyv (primary book):
- a gazdasági események elsődlegesen ebbe a könyvbe kerülnek könyvelésre
A választási lehetőségek az alábbiak:
- Elsődleges magyar, másodlagos IFRS vagy US-GAAP könyv (primary: local, secondary: international) Ebben az esetben a tranzakciókat elsődlegesen a magyar szabályok szerint könyveljük le, a külföldi könyvelés a másodlagos könyvben történik
- Elsődleges IFRS vagy US-GAAP könyv, másodlagos magyar (primary: international, sedondary: local). Ebben az esetben a gazdasági eseményeket a külföldi szabályok szerint könyveljük, és csak utána rögzítjük a magyar szerint
Adatkocka létrehozása, tranzakciók rögzítésének kialakítása
Az elsődleges-másodlagos könyvek meghatározása után az
adatkockát kell létrehoznunk, amely egyben meghatározza a tranzakciók
rögzítésének módját is.
Lehetőségek:
- Minden tranzakciót lekönyvelünk minden könyvben
- Az elsődleges könyvben lekönyveljük a tranzakciót, a másodlagos könyvben csak a különbségeket könyveljük (a két szemlélet szerinti különbségeket), amennyiben ilyenek vannak
Az első megoldás meglehetősen munkaigényes, ezért a
továbbiakban a második lehetőségre koncentrálunk. Erre a gyakorlatban az is
lehetőséget ad, hogy a napi gazdasági események tekintetében a magyar, illetve
a nemzetközi szabályok egyeznek.
A tranzakciókat el kell különítenünk egymástól (a
gyakorlatban erre is több megoldás kínálkozik pl. munkaszám, költségviselő,
külön számlaszám, vagy akár egy külön Excel vezetése), ezzel valójában három
adathalmaz jön létre:
- A közösen értékelt tranzakciók
- A csak a magyar szabályok szerint könyvelt tranzakciók
- A csak a nemzetközi számviteli szabályok szerint könyvelt tranzakciók
Az alábbi egyszerű összefüggés segítségével gyorsan tudunk
főkönyvet lekérdezni:
- Magyar főkönyv = Közös tranzakciók + Csak magyar tranzakciók
- Nemzetközi főkönyv = Közös tranzakciók + Csak nemzetközi tranzakciók
Megfeleltetés a külföldi főkönyvi/reporting sturktúrának, vagyis a „mapping”
Ez a lépés nem más, mint a magyar főkönyvi számok
megfeleltetése a külföldi főkönyvi vagy reporting struktúrának. Itt arra kell
ügyelni, hogy az egyes kategóriák egyértelműen, átfedésmentesen kapcsolódjanak.
Pl. amennyiben az Ügyfél a cégtelefon adó költségeit a „communication cost”
soron szeretné látni, úgy egy aggregált, „természetbeni juttatások adója”
főkönyvi szám nem lesz elég az egyértelmű összekapcsoláshoz.
A jó mapping kialakítása már-már művészet, mindenesetre
jelentős szakmai tapasztalatot igényel, illetve annak előre látását, hogy
milyen következményekkel jr Törekedjünk arra, hogy a lehető legegyszerűbb,
legtisztább stuktúrát tartsuk az átláthatóság érdekében, ezen felül hagyjunk
„hézagokat” a struktúrában, olyan bővítésre alkalmas helyeket, amik a későbbi
változások lekérdezését lehetővé teszik. Pl. ha már minden anyagköltség
alszámlát kihasználtunk (511-519 főkönyvi számok), akkor egy újabb, hasonló
besorolású anyagköltség esetén ezt már nem tudjuk leképezni csak a főkönyvi
struktúra megbontásával (pl. 5111 létrehozatalával).
Amennyiben a könyvelő program nem támogatja ezt a megoldást,
akkor tökéletesen megoldható a feladat Excelben is. A mapping folyamatos
átnézése, felülbírálása, pontosítása elengedhetetlen.
Gyakorlati példák a fentiekre
Elsődleges magyar könyv
Másodlagos IFRS könyv
A tranzakciók a könyvelési programban rögzítve vannak, az
elkülönítésre a munkaszám mező szolgál, amelynek értékei az alábbiak lehetnek:
- Üres = közös tranzakciók
- HU = csak magyar tranzakciók
- IFRS = csak IFRS tranzakciók
A
megfeleltetés („mapping”) egy Excel fájlban van elmentve. Példa:
§
Magyar besorolás: 8672 Cégautó adó
§
Külföldi besorolás: 00245-CAR Car expenses
A
főkönyv elektronikus exportja után, az FKERES (VLOOKUP) függvény a mapping
elkészíti a külföldi főkönyvet/reportot. További változtatásokra nincs már
szükség.
Persze
adódik olyan lehetőség is, hogy a külföldi tranzakciókat az Excelben
könyveljük, pl. úgy, hogy a magyar főkönyv az egyik fülön van, a különbségek
egy másik fülön, a mapping egy harmadikon, és a háromból összeáll a külföldi
szerinti report. Ennek a módszernek a hátránya, hogy az adatok nem integráltak,
nem találhatóak meg a könyvelő programban.
Néha
azonban ez a megoldás lehet a kedvezőbb a gyakorlatban, mert egyszerűbb
gyorsabb, másolható (CTRL+C, CTRL+V) „könyvelést” tesz lehetővé.
A
fentiekből is látszik, hogy a két könyv szerinti könyvelés nem egyszerű
feladat, és ha nem előzi meg a számviteli rendszer megfelelő felépítését, akkor
később igencsak összekuszálódhatnak a szálak.
Látogasson el weboldalunkra is: www.whisperingtree.hu
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése