2015. június 4., csütörtök

Egyszerű megoldás több könyv (IFRS, US GAAP) szerinti könyvelésre

Külföldi vállalkozások hazai leányvállalatainál szinte minden esetben felmerül, hogy a könyveiket nem csak a magyar szemléletben, hanem a saját anyaországuk szabályai szerint is látni szeretnék.
A leggyakoribb eset, hogy ezek a cégcsoportok nemzetközi tőzsdén is jegyzettek, ami alapvetően kétféle könyvelési szemléletet vet fel:
  • IFRS
  • USGAAP
A megfelelő könyvelési megoldás kialakítására az alábbiakat érdemes figyelembe venni:
  • Az Ügyfél igényei
  • A könyvelőszoftver által nyújtott lehetőségek

Az Ügyfél igényei

Az Ügyfél igényei minden esetben meghatározóak a könyvelési rendszer kialakításánál. A legtöbb esetben már kész főkönyvvel vagy beszámoló/report sémával érkeznek, amelyhez hozzá kell igazítani a magyar könyvelés által előállított információkat.

A könyvelő szoftver által nyújtott lehetőségek

Ezek igen szerteágazóak lehetnek. Vannak programok, amelyek támogatják a másodlagos főkönyvi számok megadását, vannak, amelyekben egyszerre több könyvet is lehet vezetni párhuzamosan, azonban az egyszerűbb, általánosan elterjedt programok erre – érthető okokból – nem alkalmasak.
Szükségessé válhat azonban egy hatékony és olcsó megoldás az ilyen helyzetek kezelésére is. Rövid írásunk ebben próbál támpontot, segítséget nyújtani.
A könyvelőszoftver által nyújtott lehetőségektől függetlenül az alábbi lépéseket kell elvégeznünk:
  • Döntés az elsődleges és másodlagos könyvekről
  • Adatkocka létrehozása, tranzakciók rögzítésének kialakítása
  • Megfeleltetés a külföldi főkönyvi/reporting sturktúrának, vagyis a „mapping”

Döntés az elsődleges és másodlagos könyvekről

Ezt a lépést minden esetben meg kell tennünk. Mit jelent az elsődleges, illetve másodlagos könyv?
Elsődleges könyvelési könyv (primary book):
a gazdasági események elsődlegesen ebbe a könyvbe kerülnek könyvelésre

Másodlagos könyvelés könyv (secondary book):
a gazdasági események a másik ország szemlélete szerint kerülnek ide könyvelésre
A választási lehetőségek az alábbiak:
  • Elsődleges magyar, másodlagos IFRS vagy US-GAAP könyv (primary: local, secondary: international) Ebben az esetben a tranzakciókat elsődlegesen a magyar szabályok szerint könyveljük le, a külföldi könyvelés a másodlagos könyvben történik
  • Elsődleges IFRS vagy US-GAAP könyv, másodlagos magyar (primary: international, sedondary: local). Ebben az esetben a gazdasági eseményeket a külföldi szabályok szerint könyveljük, és csak utána rögzítjük a magyar szerint

Adatkocka létrehozása, tranzakciók rögzítésének kialakítása

Az elsődleges-másodlagos könyvek meghatározása után az adatkockát kell létrehoznunk, amely egyben meghatározza a tranzakciók rögzítésének módját is.
Lehetőségek:
  • Minden tranzakciót lekönyvelünk minden könyvben
  • Az elsődleges könyvben lekönyveljük a tranzakciót, a másodlagos könyvben csak a különbségeket könyveljük (a két szemlélet szerinti különbségeket), amennyiben ilyenek vannak
Az első megoldás meglehetősen munkaigényes, ezért a továbbiakban a második lehetőségre koncentrálunk. Erre a gyakorlatban az is lehetőséget ad, hogy a napi gazdasági események tekintetében a magyar, illetve a nemzetközi szabályok egyeznek.
A tranzakciókat el kell különítenünk egymástól (a gyakorlatban erre is több megoldás kínálkozik pl. munkaszám, költségviselő, külön számlaszám, vagy akár egy külön Excel vezetése), ezzel valójában három adathalmaz jön létre:
  • A közösen értékelt tranzakciók
  • A csak a magyar szabályok szerint könyvelt tranzakciók
  • A csak a nemzetközi számviteli szabályok szerint könyvelt tranzakciók
Az alábbi egyszerű összefüggés segítségével gyorsan tudunk főkönyvet lekérdezni:
  • Magyar főkönyv = Közös tranzakciók + Csak magyar tranzakciók
  • Nemzetközi főkönyv = Közös tranzakciók + Csak nemzetközi tranzakciók

Megfeleltetés a külföldi főkönyvi/reporting sturktúrának, vagyis a „mapping”

Ez a lépés nem más, mint a magyar főkönyvi számok megfeleltetése a külföldi főkönyvi vagy reporting struktúrának. Itt arra kell ügyelni, hogy az egyes kategóriák egyértelműen, átfedésmentesen kapcsolódjanak. Pl. amennyiben az Ügyfél a cégtelefon adó költségeit a „communication cost” soron szeretné látni, úgy egy aggregált, „természetbeni juttatások adója” főkönyvi szám nem lesz elég az egyértelmű összekapcsoláshoz.
A jó mapping kialakítása már-már művészet, mindenesetre jelentős szakmai tapasztalatot igényel, illetve annak előre látását, hogy milyen következményekkel jr Törekedjünk arra, hogy a lehető legegyszerűbb, legtisztább stuktúrát tartsuk az átláthatóság érdekében, ezen felül hagyjunk „hézagokat” a struktúrában, olyan bővítésre alkalmas helyeket, amik a későbbi változások lekérdezését lehetővé teszik. Pl. ha már minden anyagköltség alszámlát kihasználtunk (511-519 főkönyvi számok), akkor egy újabb, hasonló besorolású anyagköltség esetén ezt már nem tudjuk leképezni csak a főkönyvi struktúra megbontásával (pl. 5111 létrehozatalával).
Amennyiben a könyvelő program nem támogatja ezt a megoldást, akkor tökéletesen megoldható a feladat Excelben is. A mapping folyamatos átnézése, felülbírálása, pontosítása elengedhetetlen.

Gyakorlati példák a fentiekre

Elsődleges magyar könyv
Másodlagos IFRS könyv
A tranzakciók a könyvelési programban rögzítve vannak, az elkülönítésre a munkaszám mező szolgál, amelynek értékei az alábbiak lehetnek:
  • Üres = közös tranzakciók
  • HU = csak magyar tranzakciók
  • IFRS = csak IFRS tranzakciók
A megfeleltetés („mapping”) egy Excel fájlban van elmentve. Példa:
§         Magyar besorolás: 8672 Cégautó adó
§         Külföldi besorolás: 00245-CAR Car expenses
A főkönyv elektronikus exportja után, az FKERES (VLOOKUP) függvény a mapping elkészíti a külföldi főkönyvet/reportot. További változtatásokra nincs már szükség.
Persze adódik olyan lehetőség is, hogy a külföldi tranzakciókat az Excelben könyveljük, pl. úgy, hogy a magyar főkönyv az egyik fülön van, a különbségek egy másik fülön, a mapping egy harmadikon, és a háromból összeáll a külföldi szerinti report. Ennek a módszernek a hátránya, hogy az adatok nem integráltak, nem találhatóak meg a könyvelő programban.
Néha azonban ez a megoldás lehet a kedvezőbb a gyakorlatban, mert egyszerűbb gyorsabb, másolható (CTRL+C, CTRL+V) „könyvelést” tesz lehetővé.
A fentiekből is látszik, hogy a két könyv szerinti könyvelés nem egyszerű feladat, és ha nem előzi meg a számviteli rendszer megfelelő felépítését, akkor később igencsak összekuszálódhatnak a szálak.
Látogasson el weboldalunkra is: www.whisperingtree.hu

Nincsenek megjegyzések:

Megjegyzés küldése